En la actualidad, la humanidad vive en una época de sublimes cambios, que se suscitan a grandes velocidades, donde el mayor riesgo que se puede correr es no identificar riesgos; todo camino, proyecto, trabajo, o negocio que se desee emprender se mueve sobre la base del riesgo, de ahí la significación que tiene su estudio, para manejar su posible manifestación y sus consecuencias.

Esta importancia parte, de que una vez que estos riesgos se manifiestan sin que exista un análisis previo, con una preparación anticipada, entonces los especialistas, proyectistas, o empresarios se enfrentan a escenarios de pérdidas en la cadena de valor del trabajo, proyecto o del negocio que se emprende. La clave del éxito de todo emprendimiento está en la búsqueda o identificación de las vulnerabilidades, las amenazas, las fallas sistémicas, los defectos, las debilidades, las características de los diversos escenarios en los cuales se pueden manifestar el diseño, surgimiento, desarrollo y el declive de los productos a de los servicios que se ofrecen en el mercado (Grijalba, et al., 2023).

La identificación de los riesgos, no es una tarea sencilla, el resultado positivo de esta etapa depende de un conjunto de premisas a tener en cuenta, como son:

• Se debe revisar la correcta funcionabilidad de acuerdo a las líneas concebidas en el diseño del producto o servicio, pero existe la probabilidad de que se opere fuera de estas buenas prácticas.
• Las desviaciones que se pueden producir son de origen multifactorial, realidad que indica que no existe identificación de riego completa, ni perfecta. Esta premisa conlleva a que esta etapa es recurrente, que requiere de actualizaciones sobre la base de los eventos que se producen, que van mostrando las realidades y las interrelaciones que no fueron concebidas inicialmente; de ahí la importancia de simular procesos en diferentes escenarios, con un pensamiento en los imprevistos.
• Cuando se prevén determinados problemas, o circunstancias, no corresponde la definición de soluciones. En este caso lo que concierne son las recomendaciones de aquellas acciones que puedan evitar el problema.

Esta mirada fortalece, la calidad, en la medida que articule un conjunto de peculiaridades que, por la forma en que se presentan, generan mejores aproximaciones en la identificación de los riesgos (Figura 1). 

Figura 1

Características que generan mejores resultados en la identificación de los riesgos

Es indudable el papel que tiene la prevención en torno a la temática relacionada con los riesgos, de ahí la sinergia que existe entre el diseño de los Sistemas de Gestión de la Calidad (ISO 9001: 2015) y el Sistema de Gestión de Riesgo (ISO 31000: 2018). Sistemas que se complementan y comparten un pensamiento sobre la prevención, para que se evite dentro de lo posible las correcciones.

Esta es la base del pensamiento basado en riesgo que supone el estudio de la causa raíz de los problemas para eliminarlos, y de esta forma prevenir su concurrencia (Ruiz et al., 2005). De ahí la importancia de las herramientas que soportan el estudio de los problemas, en el sentido de profundizar y encontrar esa causa que va más allá que factores causales, que pueden ser superficiales y por estas características se corre el riesgo de que se solapen las verdaderas causas, con la afectación de llegar a conocer los estigmas que las provocan.

Partiendo de la importancia que tiene alcanzar resultados positivos, en cuanto al estudio de los problemas detectados y el riesgo que constituye desconocer la causa básica que lo provoca, se hace necesario puntualizar en el uso de herramientas de estudios, que faciliten un conjunto de información para la toma de decisiones.

Técnica de los 5 ¿por qué?

Esta es una técnica de investigación asociada a profundizar de forma concreta, en determinado problema. Fue desarrollada por el Japonés Sakichi Toyoda, el fundador de la compañía Toyota. Esta técnica se proyecta en la mejora contínua, sobre la base de eliminar insuficiencias, hasta que se logre la solución de los problemas. De ahí que constituye una fuerte herramienta para sostener la calidad de los procesos.

Su objetivo no solo abarca la solución de problema, sino que recorre la identificación, la corrección de las causales para evitar su recurrencia. Consiste en preguntar de forma reiterada el ¿por qué? ocurre determinada situación, esta pregunta se va repitiendo en cinco niveles de pregunta, hasta llegar a la causa raíz del problema, a la cual se llega con reiterados ¿por qué? ocurre cada una de las partes del problema, por lo que permite encontrar soluciones efectivas a los mismos.

La utilización de esta herramienta tiene su pertinencia, en el sentido preventivo de futuros problemas, teniendo en cuenta el principio que ignorar una causa provoca el riesgo en cuanto al surgimiento de errores que afectan la calidad y los costos del producto o del servicio que se desea prestar. 

A pesar de que esta es una técnica sencilla, se expone un conjunto de pasos que permitirán aplicarla en el ámbito de la práctica, como se muestra en la Figura 2. 

Figura 2

Pasos para establecer la solución de un problema, auxiliado por la técnica de los 5 ¿por qué?

1-Identificar bien el problema, permite establecer una base sólida para su posterior análisis. En este inicio de debe alcanzar consenso entre los involucrados, todos deben conocer ¿Cuál es el problema que existe?

2- En el primer ¿Por qué? Se pregunta de una forma directa y específica ¿Por qué? Ocurre este problema. En este paso se debe realizar un análisis crítico, porque de este depende la calidad del proceso de identificación que se genera con la pregunta siguiente.

3- Continúas preguntando el ¿por qué? sucede esta situación anterior. Este proceso de preguntas continúa hasta que se encuentre una situación que no se pueda desglosar. Los investigadores y entidades que aplican esta técnica de diagnóstico consideran que en la iteración número cinco de la pregunta ya en la quinta pregunta ¿por qué?, encuentran la causa raíz del problema.

4- Cuando se llega a la causa raíz del problema, corresponde al paso de identificar soluciones efectivas que deben ser sostenibles para prevenir que recurra el problema.

5- El trabajo en equipo es fundamental en este paso en el cual se implementan y monitorean las soluciones, para que se logre la requerida efectividad y se realicen los ajustes necesarios.

La aplicación de esta técnica aporta beneficios en cuanto a.

• La calidad y seguridad de los procesos.
• Influencia en la reducción de los costos.
• Aumenta la responsabilidad que comparten los empleados en el ejercicio del trabajo en equipo.
• Fomenta el desarrollo de una cultura de prevención y de mejora contínua.

Diagrama de Ishikagua

Este diagrama es conocido como espina de pescado, el cual consiste en una representación gráfica de los aspectos implicados en el desarrollo de un proceso y sus deficiencias, en el mismo se grafica el problema, sus causas y las sub causas de estas, las cuales se estudian con el objetivo de corregir o prevenir el problema (Figura 3).

Figura 3  

Modelo del diagrama de la espina de pescado, para representar las problemáticas que inciden en el problema

Diagrama de Pareto

Esta herramienta se basa en el principio del 80/20, lo que significa que el 20% de las causas generan el 80% de los problemas, donde el menor número de las insuficiencias provocan el mayor número de problemas. Su importancia reviste en que constituye una alerta sobre aquellos elementos que deben atenderse con mayor intensidad. El diagrama de Pareto, es un gráfico de barra y líneas que ilustra la distribución de frecuencias en relación con la importancia relativa de los elementos que se estudian del problema.

Lluvia de ideas

Esta técnica ayuda a generar posibles soluciones a la problemática identificada, la misma cuenta con los pasos siguientes:

• Seleccionar un moderador: es aquella persona que indica las reglas del grupo para que este genere las ideas. 
• Se plantea las características del problema que se va analizar.
• Reunión con los participantes: aquí en este paso se garantiza que el grupo esté compuestos por miembros de las diferentes áreas que tienen relación con el problema que se estudia.
• Generar ideas, aquí los miembros del grupo de forma organizada y cumpliendo las reglas de la técnica, comienzan a generar ideas para la solución del problema.
• Análisis de las ideas: este paso es muy importante pues aquí se califican las ideas, se analizan, se les da una puntuación y se ordenan por nivel de importancia. Las ideas con mayor puntuación son las que serán tomadas para la toma de decisiones.

El Método “Análisis Modal de Fallos y sus Efectos” (AMFE)

Esta herramienta permite expresar los fallos que pueden existir en un proceso o sistema de trabajo en concreto. El AMFE consiste en identificar los fallos, sus efectos y consecuencias (Rodríguez et al., 2023). Este método se inicia con la identificación de los errores, que se clasifican según la frecuencia, la gravedad y la detección y se le da la prioridad a los fallos según la gravedad del mismo respecto al compromiso con la calidad del proceso en que se trabaja.

Lista de chequeo

Esta técnica asegura que la organización está implementando un conjunto de acciones para manejar los riesgos, en función de las recomendaciones para el análisis de los riesgos y la toma de decisiones para su prevención.

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Consideraciones Finales

Conocer los riesgos y los problemas que se asocian a estos, es de gran importancia para las organizaciones, ya que les permite establecer estrategias, lograr sus, así como tomar las mejores decisiones.

Las herramientas de análisis de los problemas y de la causa raíz, son de gran significación para alcanzar la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad.

La identificación de la causa raíz por el método de los 5 ¿por qué?, contribuye a que se alcance una cultura organizacional en función de la prevención, la seguridad y la mejora, sobre una base sostenible.

El estudio de la causa raíz de los problemas, denota un sentido de organización en función de lograr la seguridad y la eficacia, a partir de que la prevención es mucho más eficiente que la corrección.

Referencias Bibliográficas

Grijalba, J. J., Burgos, E. A., y Eraso, I. (2023). Riesgos operativos como escenarios de identificación empresarial, riesgos empresariales. Visión electrónica, 17(2). https://revistas.udistrital.edu.co/index.php/visele/article/view/21197

International Organization for Standardization ISO. (2015). ISO 9001:2015(es) Sistemas de gestión de la calidad — Requisitos. Recuperado de www.iso.org/:https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:9001:ed-5:v1:es

International Organization for Standardization ISO. (2018). ISO 31000:2018(es) Gestión de Riesgo — Directrices.

Rodríguez, M.A., Lizarzaburu, I. T., Silva, C.A. (2023). Implementación de herramientas de Gestión de Calidad para la optimización de costos en una empresa manufacturera textil. Trujillo-La Libertad

            https://www.iiis.org/CDs2024/CD2024Spring/papers/CB103ZG.pdf

Ruiz, P., Rodríguez, C. G., & Alcalde, J. (2005). Análisis de causas raíz. Una herramienta útil para la prevención de errores. Revista de calidad asistencial, 20(2), 71-79.